Chatbot WhatsApp dalam Perencanaan Strategis: Langkah-langkah Penting

Chatbot WhatsApp dalam Perencanaan Strategis: Langkah-langkah Penting

Chatbot WhatsApp

Chatbot dan AI telah digunakan sejak masa digital bermula. Terintegrasi dengan aplikasi pesan singkat, chatbot menjadi bagian dari strategi pemasaran. Bahkan setelah diintegrasikan dengan CRM dan whatsapp, chatbot dapat berperan menjadi customer service yang hadir secara virtual.

CRM Whatsapp tersebut nantinya akan berfungsi menjadi tempat penyimpanan data pelanggan yang terkumpul melalui percakapan whatsapp. 

Chatbot WhatsApp dalam Perencanaan Strategis: Langkah-langkah Penting

Tak hanya itu, chatbot whatsapp juga dapat dijadikan sebagai bagian dari alat komunikasi internal. Menyederhanakan alur kerja tim antar divisi dalam berbagi informasi yang terintegrasi. Kemudahan akses ini juga mengoptimalkan perencanaan strategis untuk kesuksesan bisnis.

Dalam perencanaan strategis, chatbot mampu membantu berbagai departemen perusahaan seperti Human Resource, customer service, sales, hingga IT Support

Langkah Penting Implementasikan Chatbot dalam Perencanaan Strategi

Mengimplementasikan chatbot dalam perencanaan strategi perlu memperhatikan beberapa hal. Seperti menganalisa kebutuhan perusahaan dalam menggunakan chatbot, departemen apa saja yang perlu diautomasi agar alur kerja bisa menjadi lebih efisien. 

Analisa kebutuhan ini bisa dilakukan dengan menggunakan model SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, and threats) untuk menganalisa faktor internal yang dimiliki oleh perusahaan. Atau menggunakan model PEST (political, economic, socio cultural, and technological) untuk menganalisa faktor eksternal yang mungkin dihadapi perusahaan.

Kemudian, perusahaan perlu memilih platform chatbot yang sesuai dengan kebutuhan.  Perusahaan juga perlu menganalisa fitur-fitur utama dalam platform yang mampu menyederhanakan alur kerja tim. 

Misalnya platform CRM Whatsapp, platform ini banyak digunakan karena beberapa pertimbangan berikut:

● Rasio pengguna aktif yang tinggi, populer di kalangan masyarakat dan kerap menjadi media komunikasi utama dalam kehidupan sehari-hari.

● Keamanan yang terjaga, enkripsi end-to-end yang tersedia pada pesan WhatsApp hanya mengizinkan pengirim dan penerima yang dapat membaca pesan.

● WhatsApp yang diintegrasikan dengan crm memiliki fitur-fitur tambahan yang dapat  dirancang khusus sesuai kebutuhan bisnis.

● Aksesibilitas CRM Whatsapp yang mudah dan dapat diakses oleh beberapa pengguna sekaligus.

Mengintegrasikan chatbot whatsapp dengan sistem eksternal

Selain dapat diintegrasikan dengan CRM, Chatbot Whatsapp juga bisa diintegrasikan dengan website atau e-commerce yang dimiliki perusahaan. Dengan mengintegrasikannya ke beberapa sistem, chatbot whatsapp dapat menyajikan informasi lintas departemen secara akurat.

MIsalnya untuk membantu departemen penjualan, chatbot dapat diintegrasikan dengan sistem supply chain dan logistic. Integrasi keduanya dapat membantu tim untuk melacak jumlah stok persediaan produk, maupun informasi pengiriman. Selain membantu tim, integrasi ini mampu meningkatkan pengalaman pelanggan.

Selain itu, chatbot whatsapp juga dapat membantu automasi pada departemen HR. Misalnya dalam proses onboarding, karyawan baru dapat mengakses informasi mengenai perusahaan melalui chatbot. Atau dalam proses penerimaan karyawan, tim HR dapat mengautomasi proses penjadwalan interview kandidat melalui chatbot.

Monitoring dan Pemeliharaan Chatbot

Mengimplementasikan chatbot dalam sistem perencanaan perlu disokong dengan pemantauan dan pemeliharaan secara berkala, agar cara kerjanya tetap optimal. Selain itu, pemeliharaan ini juga berfungsi untuk menghindari chatbot yang offline dan mempengaruhi kepuasan pengguna. 

Pemantauan serta pemeliharaan chatbot secara ideal perlu dilakukan setidaknya sekali dalam seminggu. Namun, hal ini juga tergantung pada kompleksitas penggunaannya.

Pemantauan dan pemeliharaan dapat dilakukan dengan beberapa langkah, seperti:

● Mengawasi performa chatbot.

● Menganalisa feedback pengguna

● Selalu memperbarui dasar pengetahuan chatbot.

● Melakukan backup dan menjaga keamanan data.

Merencanakan Layanan Strategis dengan Chatbot WhatsApp

Pelayanan pelanggan merupakan bagian dari perencanaan strategis dalam pemasaran. Layanan yang strategis yaitu layanan yang direncanakan berdasarkan kebutuhan serta keinginan pelanggan. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan interaksi serta kepuasan pelanggan.

Mengimplementasikan chatbot whatsapp dalam layanan konsumen merupakan salah satu bentuk adopsi teknologi dalam proses transformasi digital. Tindakan ini dapat dilakukan sebagai upaya untuk menciptakan bisnis yang berkelanjutan. 

Peran Chatbot WhatsApp pada layanan konsumen

Di era digital, pelanggan mengharapkan layanan bantuan pelanggan yang terjangkau. Dibandingkan harus menghubungi layanan hotline dan mengeluarkan biaya, mereka menginginkan layanan yang dapat diakses dengan gratis. Selain itu pelanggan juga mengharapkan layanan bantuan yang dapat diakses melalui gawai pintar.

Di samping itu, automasi layanan pelanggan dengan chatbot whatsapp dapat membantu tim customer support, terutama saat event tertentu. Misalnya, dalam event black friday atau harbolnas, kemungkinan pelanggan akan membludak dan permintaan pun meningkat.

Sistem yang terautomasi akan meringankan pekerjaan tim, dan membantu mereka untuk fokus pada permasalahan pelanggan yang lebih kompleks. 

Kemudian, teknologi ini juga dapat menyediakan layanan mandiri untuk pelanggan. Dalam hal ini, pelanggan dapat mengakses katalog produk dan layanan, mengakses info pengiriman barang, hingga status pemesanan.

Desain conversational pada chatbot

Membuat desain conversational pada chatbot merupakan aspek krusial. Hal ini menjaga percakapan antar pengguna dengan program komputer tetap terasa natural. Dengan desain ini, diharapkan kesulitan chatbot dalam memahami bahasa manusia dapat berkurang. Sehingga, pelanggan merasa lebih puas dalam menggunakan teknologi baru. 

Desain conversational dapat dibagi ke dalam beberapa tahapan, yaitu:

● Mengatur tampilan pesan seperti roadmap, yaitu menyusun bagaimana seharusnya pesan berawal dan berakhir.

● Membuat bagan alir, yaitu membuat secara detail mengenai alur percakapan serta beberapa skenario memungkinkan yang dikehendaki.

● Menyusun tulisan untuk pesan sesuai alur percakapan, dimulai dari bagan paling awal hingga hingga yang paling akhir.

● Menyempurnakan pesan untuk membentuk kesan yang baik kepada pelanggan di awal dan penutup percakapan. 

Dengan alur percakapan yang konsisten, bisnis mampu membantu pelanggan dan membentuk citra yang baik. Begitupun jika bisnis selalu berupaya menciptakan pengalaman yang berharga, pelanggan tidak akan segan untuk menaruh kepercayaan pada perusahaan.

Dalam mengintegrasikan Chatbot WhatsApp dalam perencanaan strategis, langkah-langkah yang krusial dapat memberikan panduan yang berharga bagi perusahaan dalam berupaya meningkatkan efisiensi, responsivitas, dan interaksi dengan pelanggan. 

Chatbot WhatsApp bukan hanya alat tambahan, melainkan komponen strategis yang dapat membantu mengarahkan bisnis menuju transformasi digital yang lebih holistik dan responsif terhadap perubahan pasar.